HR Admin Specialist (m/w/d) | JobSetuu

Description

Job Overview

• Source: Arbeitnow
• Location: Düsseldorf
• Job Type: Full-Time

Job Description

FASTR gehört zu den führenden Energiedienstleistern und Stromversorgern in Deutschland. Das Unternehmen wurde 1989 in Aachen gegründet und hat heute seinen Hauptsitz in Düsseldorf sowie Niederlassungen in Dresden, Hamburg Berlin, Mittenwald und München.

Aus einem ursprünglich familiengeführten Unternehmen ist ein dynamischer Energiepartner geworden, der sich im Mai 2025 durch die Partnerschaft mit KKR auf einen klaren Wachstumskurs begeben hat. In einer spannenden Transformationsphase gestalten wir aktiv die Zukunft der Energieversorgung – mit einer klaren Vision:Als Dekarbonisierungspartner der Immobilienwirtschaft leisten wir einen entscheidenden Beitrag zur Energiewende in Deutschland.

Aufgaben

HR Admin Specialist (m/w/d) in Düsseldorf bist du ein wichtiger Teil unseres HR-Teams und unterstützt uns dabei in Teilzeit, unsere HR-Prozesse professionell, effizient und zukunftsorientiert aufzustellen. In einer spannenden Transformationsphase hast du die Möglichkeit, weit mehr als das operative Tagesgeschäft zu begleiten: Gemeinsam mit uns entwickelst du nachhaltige Strukturen weiter, optimierst Prozesse und trägst aktiv dazu bei, unsere Personalarbeit auf das nächste Level zu heben.

Deine Aufgaben:

• Personaladministration: Pflege und Verwaltung von Personalstammdaten sowie Unterstützung bei administrativen Aufgaben entlang des gesamten Employee Lifecycles
• Onboarding & Offboarding: Organisation und Begleitung von Ein- und Austritten, Erstellung relevanter Unterlagen sowie Sicherstellung eines positiven Mitarbeitererlebnisses
• Vertrags- und Dokumentenmanagement: Erstellung, Pflege und Verwaltung von Arbeitsverträgen, Bescheinigungen, Zeugnissen und weiteren personalrelevanten Dokumenten
• HR-Prozessmanagement: Du bringst Struktur in unsere HR-Administration, entwickelst bestehende Prozesse kontinuierlich weiter und sorgst für einheitliche, effiziente und nachhaltige Abläufe.
• Prozessoptimierung & Digitalisierung: Du identifizierst Optimierungspotenziale im operativen HR-Alltag, setzt Verbesserungen eigenständig um und unterstützt die Digitalisierung unserer HR-Prozesse.
• Kommunikation & Zusammenarbeit: Du arbeitest eng mit dem Office Management, Mitarbeitenden und Führungskräften zusammen, koordinierst administrative Themen und bist eine verlässliche Ansprechperson im operativen Tagesgeschäft.
• Organisation & Koordination: Unterstützung bei der Planung, Organisation und Nachbereitung von HR-Maßnahmen, Schulungen und internen Projekten
• HR-Projekte: Mitarbeit an spannenden HR-Initiativen und Projekten rund um Wachstum, Mitarbeiterbindung und Prozessoptimierung

Qualifikation

• Du bringst mindestens 3–5 Jahre einschlägige Berufserfahrung in der HR-Administration oder im operativen Personalwesen mit.
• Du arbeitest selbstständig, strukturiert und behältst auch in einem dynamischen Umfeld jederzeit den Überblick.
• Du kannst Prioritäten täglich neu bewerten und verstehst es, mehrere Themen parallel effizient zu koordinieren.
• Eine hohe Datenqualität sowie eine sorgfältige und fehlerfreie Arbeitsweise sind für dich selbstverständlich.
• Du hast Freude daran, administrative HR-Prozesse nicht nur umzusetzen, sondern aktiv mitzugestalten und nachhaltig zu etablieren.
• Du arbeitest eng und partnerschaftlich mit dem Office Management sowie den Fachbereichen zusammen und verstehst dich als interner Dienstleister.
• Sicherer Umgang mit MS Office, idealerweise erste Erfahrung mit Hibob oder gleichwertigen HR-Systemen
• Diskretion, Zuverlässigkeit und ein hohes Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Benefits

• Gestaltung statt Verwaltung: Übernimm eine verantwortungsvolle Rolle in einer spannenden Transformationsphase und gestalte unsere HR-Prozesse sowie moderne Strukturen aktiv mit.
• Eigenverantwortung & Entwicklung: Freue Dich auf ein vielseitiges Aufgabengebiet mit viel Gestaltungsspielraum, in dem Du eigene Ideen einbringen und nachhaltige Veränderungen vorantreiben kannst.
• Kurze Entscheidungswege: Profitiere von flachen Hierarchien, schnellen Entscheidungen und einem Umfeld, in dem Deine Ideen gehört und umgesetzt werden.
• Urlaub & flexible Arbeitszeiten: 30 Tage Urlaub pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche sowie flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Gesundheitsförderung: Betriebliche Zusatz-Krankenversicherung, Angebote rund um Gesundheitsförderung
• Mobilität & Infrastruktur: JobRad-Leasing, künftige Zuschüsse zum ÖPNV sowie kostenfreie Parkplätze an unseren Standorten
• Teamkultur & Events: Regelmäßige Firmenevents und gemeinsame Aktivitäten stärken den Teamzusammenhalt
• Mitarbeitervergünstigungen: Corporate Benefits mit vielfältigen Angeboten für unsere Mitarbeitenden
• Teil am Erfolg: Mitarbeiterbeteiligungsprogramm, um direkt am Unternehmenserfolg teilzuhaben

Eine Verfügbarkeit von mindestens 30 Stunden wird erwartet.

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Expert Career Tips for HR Admin Specialist (m/w/d) Roles

To succeed in a competitive market as a HR Admin Specialist (m/w/d), you need more than just technical skills. Here are some expert strategies to elevate your profile:

• Build a Strong Portfolio: For technical roles, a clean GitHub or a personal project site is essential. For non-technical roles, a case study portfolio demonstrating problem-solving and impact is equally valuable. Show, don't just tell, what you have achieved in your previous positions.
• Master the Narrative: When interviewing, use the STAR method (Situation, Task, Action, Result) to structure your answers. Quantify your results wherever possible—mentioning "increased efficiency by 20%" is much more impactful than saying "improved efficiency."
• Continuous Learning: The industry moves fast. Whether it's staying updated with the latest AI tools or mastering a new management methodology, continuous professional development is key. Consider obtaining industry-recognized certifications that align with HR Admin Specialist (m/w/d) requirements.
• Networking: Connect with other professionals in similar roles. Join online communities, attend webinars, and engage in meaningful discussions on professional social networks. Often, the best opportunities come through referrals and community engagement.
• Soft Skills Matter: Communication, empathy, and leadership are often the deciding factors between two equally qualified technical candidates. Cultivate these skills as they are universally valued across all industries and seniority levels.

Additionally, research the specific company's culture and values. Tailoring your application to show how you align with their mission can significantly increase your chances of moving forward in the process.

Salary & Compensation

Salary not disclosed; typically competitive for the role.

Work Arrangement

Type: On-Site

Standard business hours at the office.

Comprehensive Application Strategy & Hiring Process

Applying for a new role is a marathon, not a sprint. Follow this strategic approach to maximize your success rate:

1. Initial Research & Tailoring

Don't send the same resume to every employer. Spend at least 30 minutes researching the company. Look for recent news, their product roadmap, and their team structure. Modify your summary and core competencies to reflect the specific keywords found in the job description.

2. The Perfect Cover Letter

If the application allows for a cover letter, use it to tell a story that your resume cannot. Explain why you are passionate about this specific company and how your unique background makes you the perfect fit for the challenges they are currently facing.

3. Navigating the Multi-Stage Interview

Most modern hiring processes involve 3-5 stages. This typically includes a recruiter screen, a technical or skill-based assessment, a peer interview, and a final leadership round. Prepare for each stage differently: focus on enthusiasm and fit for the recruiter, technical depth for the assessment, and strategic vision for the leadership round.

4. Post-Interview Follow-Up

Always send a personalized thank-you note within 24 hours of each interview. Reference a specific topic discussed during the call to demonstrate your active listening and genuine interest in the role.

By following these steps, you demonstrate a high level of professionalism and attention to detail that sets you apart from the average applicant.

Typical Interview Process

1. Resume screening
2. HR call
3. Skill interview
4. Final manager interview
5. Offer

Tip: Research the company's products and culture.

Global Market Intelligence & Relocation Insights

At JobSetuu, we specialize in helping talent navigate the global job market. Here is what you need to know about the current landscape in Düsseldorf and beyond:

The demand for skilled professionals is increasingly borderless. For roles based in Düsseldorf, understanding the local cost of living, visa requirements (if applicable), and cultural nuances is vital. If this is a remote role, consider the time zone alignment and the asynchronous communication culture of the hiring organization.

Relocation Support: Many forward-thinking companies offer relocation packages that include moving stipends, temporary housing, and legal assistance with work permits. When evaluating an offer, look beyond the base salary—consider the total compensation package, including equity, bonuses, and healthcare benefits.

Work-Life Balance Trends: Hybrid and remote work have become standard in many regions. Research the local labor laws and common practices regarding work hours and vacation time to ensure the role aligns with your lifestyle goals.

Leveraging JobSetuu's tools can help you compare salaries across different cities and understand the "purchasing power" of your potential offer, ensuring you make an informed decision for your long-term career path.

Skills & Competency Roadmap for Professional Development

To remain competitive in Professional Development, we recommend focusing on the following core competencies over the next 12-18 months:

• Technical Mastery: Deepen your expertise in the core tools and languages relevant to your field. For developers, this might be cloud architecture; for marketers, it might be data-driven attribution modeling.
• AI Augmentation: Learn how to leverage generative AI and automation tools to increase your productivity. Understanding how to integrate these technologies into your workflow is becoming a non-negotiable skill.
• Leadership & Strategy: Even in individual contributor roles, the ability to think strategically and lead projects from inception to completion is highly valued. Focus on stakeholder management and high-level project planning.
• Data Literacy: The ability to interpret data and use it to drive decisions is essential across all business functions. Familiarize yourself with data visualization and basic analytical concepts.

By investing in these areas, you not only prepare yourself for the role you are applying for today but also build a resilient foundation for the opportunities of tomorrow.

Apply via JobSetuu

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