Operations & Process Optimization Manager (m/w/x) | JobSetuu

Description

Job Overview

• Source: Arbeitnow
• Location: Cologne
• Job Type: Full-Time

Job Description

Über uns

Wir sind REVOIC – eine Amazon-Agentur aus Köln, die Hersteller und Händler dabei unterstützt, auf Amazon wirklich erfolgreich zu sein. Nicht nur irgendwie dabei, sondern richtig gut.

In den Bereichen Advertising, Content, Account-Management, Strategie, Broker- und Distributionsgeschäft betreuen wir Marken, die du kennst: SEVERIN, Chupa Chups, Fisherman’s Friend, Ritter Sport – und viele mehr.

Wir wachsen. Und mit diesem Wachstum steigt die operative Komplexität: mehr Retainer, mehr Stakeholder, mehr parallele Projekte, mehr Schnittstellen, mehr Entscheidungen. Damit gute Arbeit skalierbar bleibt, brauchen wir nicht einfach mehr Koordination – wir brauchen bessere, digitale und KI-gestützte Systeme.

Genau hier kommst du ins Spiel.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Operations & Process Optimization Manager (m/w/x) in Vollzeit für unser Team in Köln-Ehrenfeld.

Aufgaben

Worum es in dieser Rolle wirklich geht

Diese Rolle ist keine klassische Assistenz- oder Administrationsstelle. Du bist nicht dafür da, dem Team Arbeit abzunehmen, indem du Aufgaben hinterherträgst oder Stimmungen verwaltest.

Deine Aufgabe ist es, unsere operativen Abläufe kritisch zu durchdringen, Blocker sichtbar zu machen und Prozesse so zu verbessern, dass unser Team schneller, sauberer und verlässlicher arbeiten kann.

Du schaust nüchtern auf Strukturen, Routinen und Übergaben und stellst Fragen wie:

• Warum machen wir das aktuell so?
• Wo entstehen doppelte Arbeit, Reibung oder Wartezeiten?
• Welche Informationen fehlen regelmäßig?
• Welche Aufgaben lassen sich standardisieren, automatisieren oder klarer verteilen?
• Was muss sich ändern, damit gute Arbeit nicht von Einzelpersonen abhängt?

Wir suchen jemanden, der gründlich denkt, sauber analysiert und pragmatisch umsetzt. Jemanden, der nicht nur Probleme erkennt, sondern Lösungen baut – zunehmend auch mit KI-Agenten, Automationen und digitalen Workflows.

Deine Aufgaben

• Du analysierst bestehende Abläufe in unseren Retainern, Projekten und internen Prozessen und identifizierst Ineffizienzen, Redundanzen, unklare Verantwortlichkeiten und wiederkehrende Blocker.
• Du entwickelst konkrete Verbesserungen für unsere Arbeitsweise – zum Beispiel klarere Briefings, bessere Übergaben, schlankere Abstimmungsprozesse, verbindlichere Statuslogiken oder sinnvollere QA-Schritte.
• Du hältst unser zentrales Projekt- und Retainer-Board aktuell und sorgst dafür, dass Status, nächste Schritte, Verantwortlichkeiten und Deadlines transparent und belastbar sind.
• Du strukturierst Anfragen so, dass sie umsetzungsreif werden: fehlende Informationen klären, Anforderungen präzisieren, Entscheidungen einfordern und nächste Schritte definieren.
• Du erkennst frühzeitig, wenn Themen festhängen, Scope Creep entsteht oder Verantwortlichkeiten unklar sind – und machst diese Punkte sachlich sichtbar.
• Du bereitest interne Abstimmungen so vor, dass sie zu Entscheidungen führen und nicht nur zu weiteren Gesprächen.
• Du nutzt KI-Tools aktiv, um wiederkehrende Arbeit effizienter zu machen – zum Beispiel für Meeting-Notes, Zusammenfassungen, Status-Updates, QA-Checklisten, Dokumentation oder Textbausteine.
• Du konzipierst und baust KI-gestützte Workflows, Agenten und Automationen, die interne Prozesse digitalisieren und messbar verbessern – zum Beispiel in Reporting, Dokumentation, Übergaben, Status-Updates, Qualitätschecks oder Wissensmanagement.
• Du arbeitest mit Tools wie Make.com, Zapier, n8n, Langdock, ChatGPT/Custom GPTs oder vergleichbaren Lösungen – oder bringst die Fähigkeit mit, dich schnell und strukturiert in solche Systeme einzuarbeiten.
• Du übersetzt wiederkehrende operative Probleme in klare Workflow-Logiken: Trigger, Inputs, Outputs, Verantwortlichkeiten, Prüfschritte und Eskalationen.
• Du dokumentierst funktionierende Standards so, dass sie für das Team nutzbar, verständlich und wiederholbar sind.

Qualifikation

Was du mitbringen solltest

• Du hast idealerweise einen sehr guten Masterabschluss oder eine vergleichbare Qualifikation, die zeigt, dass du analytisch, strukturiert und eigenständig arbeiten kannst.
• Du bringst mindestens sechs Monate relevante Praxiserfahrung in Organisation, Projektmanagement, Prozessoptimierung, Operations, Consulting, Agenturarbeit oder einem vergleichbaren Umfeld mit – zum Beispiel durch Praktikum, Werkstudierendenrolle, Trainee-Programm oder erste Festanstellung.
• Du denkst systemisch: Dich interessiert nicht nur, dass etwas erledigt wird, sondern warum es auf genau diese Weise erledigt wird – und ob es besser geht.
• Du arbeitest rational, gründlich und verbindlich. Du erkennst Muster, stellst präzise Fragen und bringst Themen sauber zu Ende.
• Du hast keine Scheu, Ineffizienzen klar zu benennen und Entscheidungen einzufordern – sachlich, respektvoll und lösungsorientiert.
• Du bist kommunikativ stark und kannst Informationen so aufbereiten, dass andere schnell verstehen, worum es geht und was zu tun ist.
• Du bist sicher in Deutsch auf verhandlungssicherem Niveau und kommunizierst schriftlich wie mündlich klar, präzise und professionell.
• Du hast sehr gute Englischkenntnisse, weil ein Teil unserer Tools, Dokumentation und Kommunikation international bzw. englischsprachig ist.
• Du bist sicher im Umgang mit Google Workspace und/oder MS Office, insbesondere Docs/Sheets bzw. Word/Excel.
• Du hast praktische Erfahrung mit KI-Tools, Automationen oder Workflow-Buildern – zum Beispiel Make.com, Zapier, n8n, Langdock, ChatGPT/Custom GPTs oder vergleichbaren Lösungen – und kannst daraus konkrete Verbesserungen für Prozesse ableiten.
• Du verstehst digitale Workflows nicht als Spielerei, sondern als Werkzeug, um wiederkehrende Arbeit zu standardisieren, Qualität zu sichern und operative Geschwindigkeit zu erhöhen.

Nice to have

• Erfahrung mit Tools wie Notion, Asana, Jira, ClickUp oder vergleichbaren Projektmanagement-Systemen.
• Erfahrung mit Low-Code-/No-Code-Automation, z. B. Make.com, Zapier, n8n, Airtable, Google Apps Script oder einfachen Skripten.
• Erfahrung im Aufbau von KI-Agenten, Custom GPTs, internen Assistenten oder automatisierten Wissens- und QA-Prozessen.
• Erfahrung in einer Agentur, Beratung, einem E-Commerce-Unternehmen oder einem schnell wachsenden Team.
• Grundverständnis für Amazon, Marktplätze oder digitale Geschäftsmodelle.

Benefits

Was du bei uns findest

• Eine Rolle mit echtem Einfluss auf die Art, wie wir als Agentur skalieren.
• Ein erfahrenes Team mit tiefem Amazon-Know-how und hohem Anspruch an saubere Arbeit.
• Ein schönes Büro in Köln-Ehrenfeld, das man auch wirklich gerne aufsucht.
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, auch mal von zuhause zu arbeiten – kein Remote-only.
• Faire Vergütung, abhängig von dem, was du mitbringst.
• Weiterbildung in den Bereichen Operations, Agentursteuerung, Amazon und pragmatischem KI-Einsatz.
• Deutschlandticket oder Urban Sports Club Mitgliedschaft – du entscheidest.
• Getränke-Flatrate, frisches Obst und reichlich Schokolade im Büro – wir verkaufen Ritter Sport, das hat definitiv Vorteile.
• Regelmäßige Teamevents: Frühstück, Mittagessen, Karaoke, Partys und was uns sonst noch einfällt.

Rahmenbedingungen

• Arbeitszeit: 40 Stunden pro Woche
• Einstieg: ab sofort
• Art der Stelle: Vollzeit, Festanstellung
• Einsatzort: Köln-Ehrenfeld, kein Remote-only

So bewirbst du dich

Kein klassisches Anschreiben.

Stattdessen möchten wir dich kurz persönlich kennenlernen – per Video. Kein aufwendiges Produktionsstück, kein Teleprompter, keine Schauspielerfahrung. Einfach du, auf Deutsch, maximal zwei Minuten.

Erzähl uns bitte:

• Wer du bist und was dich antreibt
• Warum Operations, Prozessoptimierung und REVOIC?
• Wo du schon einmal Strukturen verbessert, Abläufe geordnet oder Komplexität reduziert hast
• Was dich fachlich und menschlich ausmacht

Das Video ist für uns ein wichtiger Teil der Bewerbung, weil wir verstehen möchten, wie du denkst, kommunizierst und Themen strukturierst. Ein Lebenslauf erzählt nur die halbe Geschichte.

Schick uns dazu gerne noch:

• Deinen Lebenslauf
• Relevante Zeugnisse oder Nachweise
• Deine Gehaltsvorstellung

REVOIC – Amazon. Aber richtig.

Hinweis zur Sprache

Wir möchten alle Menschen ansprechen. Für eine bessere Lesbarkeit nutzen wir an manchen Stellen vereinfachte Formulierungen. Gemeint sind selbstverständlich alle Geschlechter.

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Expert Career Tips for Operations & Process Optimization Manager (m/w/x) Roles

To succeed in a competitive market as a Operations & Process Optimization Manager (m/w/x), you need more than just technical skills. Here are some expert strategies to elevate your profile:

• Build a Strong Portfolio: For technical roles, a clean GitHub or a personal project site is essential. For non-technical roles, a case study portfolio demonstrating problem-solving and impact is equally valuable. Show, don't just tell, what you have achieved in your previous positions.
• Master the Narrative: When interviewing, use the STAR method (Situation, Task, Action, Result) to structure your answers. Quantify your results wherever possible—mentioning "increased efficiency by 20%" is much more impactful than saying "improved efficiency."
• Continuous Learning: The industry moves fast. Whether it's staying updated with the latest AI tools or mastering a new management methodology, continuous professional development is key. Consider obtaining industry-recognized certifications that align with Operations & Process Optimization Manager (m/w/x) requirements.
• Networking: Connect with other professionals in similar roles. Join online communities, attend webinars, and engage in meaningful discussions on professional social networks. Often, the best opportunities come through referrals and community engagement.
• Soft Skills Matter: Communication, empathy, and leadership are often the deciding factors between two equally qualified technical candidates. Cultivate these skills as they are universally valued across all industries and seniority levels.

Additionally, research the specific company's culture and values. Tailoring your application to show how you align with their mission can significantly increase your chances of moving forward in the process.

Salary & Compensation

Salary not disclosed; typically competitive for the role.

Work Arrangement

Type: On-Site

Standard business hours at the office.

Comprehensive Application Strategy & Hiring Process

Applying for a new role is a marathon, not a sprint. Follow this strategic approach to maximize your success rate:

1. Initial Research & Tailoring

Don't send the same resume to every employer. Spend at least 30 minutes researching the company. Look for recent news, their product roadmap, and their team structure. Modify your summary and core competencies to reflect the specific keywords found in the job description.

2. The Perfect Cover Letter

If the application allows for a cover letter, use it to tell a story that your resume cannot. Explain why you are passionate about this specific company and how your unique background makes you the perfect fit for the challenges they are currently facing.

3. Navigating the Multi-Stage Interview

Most modern hiring processes involve 3-5 stages. This typically includes a recruiter screen, a technical or skill-based assessment, a peer interview, and a final leadership round. Prepare for each stage differently: focus on enthusiasm and fit for the recruiter, technical depth for the assessment, and strategic vision for the leadership round.

4. Post-Interview Follow-Up

Always send a personalized thank-you note within 24 hours of each interview. Reference a specific topic discussed during the call to demonstrate your active listening and genuine interest in the role.

By following these steps, you demonstrate a high level of professionalism and attention to detail that sets you apart from the average applicant.

Typical Interview Process

1. Resume screening
2. HR call
3. Skill interview
4. Final manager interview
5. Offer

Tip: Research the company's products and culture.

Global Market Intelligence & Relocation Insights

At JobSetuu, we specialize in helping talent navigate the global job market. Here is what you need to know about the current landscape in Cologne and beyond:

The demand for skilled professionals is increasingly borderless. For roles based in Cologne, understanding the local cost of living, visa requirements (if applicable), and cultural nuances is vital. If this is a remote role, consider the time zone alignment and the asynchronous communication culture of the hiring organization.

Relocation Support: Many forward-thinking companies offer relocation packages that include moving stipends, temporary housing, and legal assistance with work permits. When evaluating an offer, look beyond the base salary—consider the total compensation package, including equity, bonuses, and healthcare benefits.

Work-Life Balance Trends: Hybrid and remote work have become standard in many regions. Research the local labor laws and common practices regarding work hours and vacation time to ensure the role aligns with your lifestyle goals.

Leveraging JobSetuu's tools can help you compare salaries across different cities and understand the "purchasing power" of your potential offer, ensuring you make an informed decision for your long-term career path.

Skills & Competency Roadmap for Professional Development

To remain competitive in Professional Development, we recommend focusing on the following core competencies over the next 12-18 months:

• Technical Mastery: Deepen your expertise in the core tools and languages relevant to your field. For developers, this might be cloud architecture; for marketers, it might be data-driven attribution modeling.
• AI Augmentation: Learn how to leverage generative AI and automation tools to increase your productivity. Understanding how to integrate these technologies into your workflow is becoming a non-negotiable skill.
• Leadership & Strategy: Even in individual contributor roles, the ability to think strategically and lead projects from inception to completion is highly valued. Focus on stakeholder management and high-level project planning.
• Data Literacy: The ability to interpret data and use it to drive decisions is essential across all business functions. Familiarize yourself with data visualization and basic analytical concepts.

By investing in these areas, you not only prepare yourself for the role you are applying for today but also build a resilient foundation for the opportunities of tomorrow.

Apply via JobSetuu

Discover your next career milestone on JobSetuu. This Operations & Process Optimization Manager (m/w/x) position is part of our commitment to bringing you the most relevant and high-impact job openings globally. At JobSetuu, we simplify your job search by aggregating premier listings and providing the tools you need to stand out. Don't miss the chance to elevate your professional journey—explore more opportunities and career insights on our platform today.