Geschäftsführungsassistenz / Executive Assistant | 100% Remote (m/w/d)

Description

Job Overview

• Role: Geschäftsführungsassistenz / Executive Assistant | 100% Remote (m/w/d)
• Company: MAILODY GmbH
• Location: Berlin
• Employment Type: Full-Time
• Category / Department: Marketing and Communication
• Salary: Competitive / Not Disclosed — confirm during interview
• Key Skills / Technologies: Marketing and Communication
• Listing Source: Arbeitnow

Job Description

Du möchtest flexibel, schnell und breit arbeiten — und dabei sehr genau sein? Du jonglierst gerne mehrere Themen parallel, ohne dass dir die Details durchrutschen? Du willst nicht eine Rolle mit klaren Grenzen, sondern eine, in der du heute Reiseplanung, morgen ein Erstgespräch und übermorgen eine Kreditkartenabrechnung machst?

Dann lies weiter.

Wir sind eine wachsende E-Mail Marketing Agentur und unsere Kunden (E-Commerce Unternehmen) kennst du wahrscheinlich schon aus Die Höhle der Löwen und deinem Instagram-Feed. In den letzten Jahren sind wir auf 30+ Leute gewachsen, und dieses Jahr wollen wir nochmal kräftig dazulegen.

Damit das gelingt, brauchen wir jemanden, der Thomas (unserem Geschäftsführer) den Rücken freihält — und der die vielen operativen Fäden zusammenhält, die unser Unternehmen am Laufen halten.

Aufgaben

• Executive Support: Du kümmerst dich um Reiseplanung für Events, Workations und Geschäftsreisen, trackst Follow-Ups und gibst Thomas Priorisierungs-Support im Tagesgeschäft.
• HR & Recruiting: Du steuerst den kompletten Recruiting-Prozess — Stellen online stellen, Lebensläufe prüfen, Erstgespräche führen, Kandidaten übergeben. Dazu das Drumherum: Onboarding neuer Hires, Utensilien bestellen, Geburtstagsgeschenke koordinieren, Offboarding sauber durchziehen.
• Events & Messen: Du übernimmst die operative Koordination für OMR, DMEXCO, K5 und andere Events. Hotels, Anreise, Team-Koordination, Pre-Events — du hast den Timetable des Jahres im Kopf und führst ihn souverän aus.
• Finance-Backup (dauerhaft, 5–10h/Woche): Bestellwesen, Ausgangsrechnungen erstellen, Eingangsrechnungen sammeln, Kreditkartenabrechnung monatlich durchziehen, Stammdatenpflege. Kleine Routine-Themen wie UID-Checks und quartalsweise Provisionen laufen fest mit.
• Marketing & Brand Support: Du entwickelst ein Gefühl für unsere Brand, unterstützt bei Content-Marketing, führst unsere Klaviyo Co-Marketing Anträge durch und hilfst bei kleineren Go-to-Market-Themen.
• Projekt-Support & Ad-hoc: Du setzt einmalige Projekte für 2026 um — Corporate Benefits, Arbeitgebershop, 1Password-Rollout, neue AGBs in PandaDoc, AVV-Aufräumen. Und springst für Thomas bei Recherche-Aufgaben, Angebotsvorbereitungen und spontanen Themen ein Office & Operations light: Tools und Subscriptions verwalten, Dokumentenmanagement, saubere Doku für die gesamte Company aufbauen.

Qualifikation

• Erfahrung: Du hast mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle — Executive Assistant, Chief of Staff, Founders Associate oder Ops Manager. Idealerweise in einem Startup, einer Agentur oder einem Scale-up. Kein Konzern-Sekretariat.
• Hands-on-Mentalität: Du arbeitest proaktiv, selbststeuernd und vorausschauend. Du planst deine Woche und kennst deine Deadlines.
• Tool-Affinität: Du bist versiert im Umgang mit Google Workspace, Notion, Asana und AI-Tools (ChatGPT, Claude). Neue Tools lernst du schnell.
• Buchhaltungsgrundkenntnisse: Du verstehst, was eine Rechnung ist, wie man Belege sauber ablegt und wie Stammdatenpflege funktioniert.
• Extreme Flexibilität: Dein Aufgabenfeld rotiert ständig — heute HR, morgen Finance, übermorgen Event-Koordination. Das findest du spannend, nicht nervig.
• Kommunikationsstärke: Du bist nach außen repräsentabel, nach innen klar. Du weichst schwierigen Gesprächen nicht aus.Sprachkenntnisse: Du sprichst fließend Deutsch und hast solide Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Benefits

• Payment: Faires Gehalt plus Entwicklungsperspektive in einem schnell wachsenden Unternehmen
• Teamkultur: 100 % Remote mit Flexibilität (z.B. Sport in der Mittagspause) und gleichzeitig klarer Meetingstruktur
• Incentive: Mit Ablauf der Probezeit bekommst du eine Sachbezugskarte (Kreditkarte, die jeden Monat mit 50 € aufgeladen wird)
• Entwicklung: Mentoring durch Thomas, unsere externen Berater und unser stetig wachsendes Company Wiki
• Ownership: Du arbeitest direkt mit dem Geschäftsführer zusammen und hast direkten Einfluss auf unsere Prozesse und StrukturenWorkation: Regelmäßiges Zusammentreffen an verschiedenen Orten — arbeite dort, wo andere Urlaub machen

Konnten wir dein Interesse wecken? Was für eine Frage — wenn du schon bis hierhin gelesen hast, freuen wir uns sehr über deine Bewerbung.

Thomas und das ganze Team von MAILODY freuen sich von dir zu lesen!

Disclaimer: Dein Alter ist nicht ausschlaggebend. Obwohl wir ein sehr junges Team sind, sind jegliche Altersklassen gerne gesehen. Diese Stellenausschreibung beschränkt sich rein auf Deutschland.

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Salary & Compensation

The salary for this position has not been publicly disclosed. Compensation is typically determined based on your experience, skills, and interview performance. Use your research on industry benchmarks and the cost of living in the role's location to negotiate effectively.

In addition to base salary, many employers in this sector offer a comprehensive benefits package that may include:

• Annual or performance-based bonuses
• Health, dental, and vision insurance
• Provident Fund (PF) and Gratuity contributions (India)
• Paid Time Off (PTO), sick leave, and public holidays
• Professional development budget and learning allowances
• Stock options or Employee Stock Ownership Plans (ESOPs) at select companies
• Flexible or remote working allowances
• Parental leave and family health coverage

Note: The specific benefits offered by this employer should be confirmed during the offer stage. Not all benefits listed above may apply to every organisation or role type.

Work Arrangement

Type: On-Site / Full-Time

This is an on-site, full-time position. You will be expected to report to the office or designated work location during standard business hours, Monday through Friday. Some companies offer flexible start and end times or occasional work-from-home days at the manager's discretion. The company fosters a collaborative environment with open workspaces, dedicated meeting rooms, and structured team events.

Typical Interview Process

While each organisation structures its hiring differently, candidates for this type of role typically go through the following stages:

1. Initial application screening
2. Recruiter phone screen (motivation, experience overview)
3. Case study or sales pitch exercise
4. Panel interview with the sales or marketing leadership team
5. Culture-fit interview (HR or People team)
6. Final reference checks and offer

Tip: Be ready to walk through past sales metrics, campaign results, or growth numbers with concrete examples.

About the Employer

MAILODY GmbH is the organisation posting this opportunity. While full company details are available on the original job listing, here is what you should research before applying:

• Company size and culture: Review the company's LinkedIn profile, Glassdoor reviews, and their official website to understand team size, work culture, and employee satisfaction.
• Products and services: Familiarise yourself with what the company builds, sells, or delivers. Being knowledgeable about their offerings will set you apart during interviews.
• Recent news: Search for any recent fundraising, acquisitions, product launches, or leadership changes — these often come up in interviews and signal company health.
• Location and offices: The role is based in or around Berlin. Confirm office address, remote policy details, and travel requirements during the process.
• Where this listing was found: This job was sourced from Arbeitnow.

How to Apply & Preparation Tips

To apply for the Geschäftsführungsassistenz / Executive Assistant | 100% Remote (m/w/d) position, follow these steps:

1. Tailor your resume: Customise your CV to match the specific requirements listed in the job description. Use keywords from the posting to pass Applicant Tracking System (ATS) filters.
2. Write a compelling cover letter: Even if not mandatory, a concise cover letter demonstrating your enthusiasm and fit for the role significantly improves your chances.
3. Apply via the original listing: Use the apply link on the original job post to submit your application. Avoid applying through third-party channels that may delay or lose your submission.
4. Prepare for phone screening: Be ready for an initial call within 3–7 business days of applying. Have your resume and a quiet space ready.
5. Follow up professionally: If you haven't heard back in 7–10 business days, a brief, polite follow-up email to the recruiter is acceptable and often appreciated.

Key skills relevant to this role include: Marketing and Communication. Ensure these are prominently featured on your resume and LinkedIn profile.

Disclaimer: This listing is aggregated from a public job board for informational purposes. JobSetuu does not guarantee the accuracy or current availability of this position. Always verify the details on the employer's official careers page before applying.