Executive Assistant & Senior Project Manager (m/w/d) | JobSetuu

Description

Job Overview

• Source: Arbeitnow
• Location: Hamburg
• Job Type: Full-Time

Job Description

Du möchtest nicht einfach nur Projekte koordinieren, sondern direkt von einer der erfahrensten Healthcare-Marketerinnen lernen? Du hast Lust, auf unseren größten Kundenprojekten mitzuwirken, in strategischen Meetings dabei zu sein und hautnah zu erleben, wie erfolgreiche Kundenführung, Projektmanagement und Consulting funktionieren?

Dann bist Du bei uns genau richtig!

Wir suchen eine ambitionierte Persönlichkeit als Executive Assistant & Senior Project Manager (m/w/d), die eng mit unserer Business Direktorin zusammenarbeitet, strategische Kundenprojekte begleitet und Schritt für Schritt mehr Verantwortung in der Betreuung unserer Healthcare-Kunden übernimmt.

Diese Rolle bietet eine einzigartige Lernchance und Karriereentwicklungschancen – näher ran kommt man nicht. Du erhältst direkten Einblick in strategische Entscheidungen, Kundenkommunikation und das operative Tagesgeschäft auf höchstem Niveau.

Aufgaben

• Schnittstelle zwischen Business Direktorin und Team: Du behältst den Überblick über Projekte, Termine, Deadlines und offene Aufgaben und stellst sicher, dass wichtige Themen zuverlässig vorangetrieben und nachverfolgt werden.
• Unterstützung strategischer Kundenprojekte: Du arbeitest auf unseren größten Kundenprojekten mit, nimmst an allen Meetings unserer Business Direktorin teil und unterstützt bei der Vorbereitung, Nachbereitung und Umsetzung wichtiger Kundeninitiativen.
• Projekt- und Aufgabensteuerung: Du setzt Deadlines, bereitest Reportings vor, koordinierst interne Teams und sorgst dafür, dass Projekte strukturiert und effizient umgesetzt werden.
• Marketing- und Vertriebsmaterialien begleiten: Von der Konzeption bis zur finalen Abgabe stellst Du sicher, dass alle Materialien den strategischen Vorgaben und Qualitätsstandards entsprechen.
• Qualitätskontrolle durchführen: Du prüfst Kommunikationsmittel, Präsentationen, Anzeigen und Kampagnen auf Qualität, Konsistenz und strategische Passgenauigkeit.
• Interne Teams koordinieren: Du arbeitest eng mit Creation, Consulting und Projektteams zusammen, koordinierst Timelines und sorgst für eine reibungslose Zusammenarbeit.
• Projekte erfolgreich umsetzen: Von Angeboten über Projektpläne bis hin zur finalen Umsetzung behältst Du den Überblick und sorgst dafür, dass nichts verloren geht.
• Den Tag im Griff, bevor er beginnt: Du managst die gesamte Kommunikation und Reiseplanung unserer Business Direktorin. Von kuratierten Morgen-Briefings und prägnanten Zusammenfassungen bis hin zu durchdachten Reiserouten. Sie startet immer bestens vorbereitet in den Tag, weil Du bereits einen Schritt voraus bist

Qualifikation

• Mindestens 5 Jahre Agenturerfahrung: Idealerweise mit Healthcare-Bezug (großes Plus!).
• Kundenberatung & Account Management: Du weißt, wie man Kundenbeziehungen aufbaut, pflegt und strategisch weiterentwickelt.
• Projektmanagement-Kompetenz: Von der Angebotserstellung über Budgetplanung bis zur finalen Abgabe behältst Du den Überblick.
• Bewertungskompetenz im Design: Du kannst Kundenmaterialien professionell analysieren und beurteilen, ob sie zur Kommunikationsstrategie passen.
• Organisationstalent & Prioritätenmanagement: Du arbeitest strukturiert, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und setzt die richtigen Prioritäten.
• Klare Kommunikation & hohe Zuverlässigkeit: Du kommunizierst transparent, verfolgst Aufgaben konsequent nach und bist eine verlässliche Ansprechperson für Kunden, Team und Business Direktorin.

Benefits

• Lernen direkt von einer erfahrenen Business Direktorin: Du arbeitest täglich Hand in Hand mit unserer erfahrensten Business Direktorin und erhältst Einblicke in strategische Kundenführung, Projektmanagement und Consulting, die man normalerweise erst nach vielen Jahren Berufserfahrung sammelt.
• Arbeiten an unseren wichtigsten Kundenprojekten: Du unterstützt bei unseren größten und strategisch relevantesten Kundenprojekten, sitzt in Kundenterminen, begleitest strategische Meetings und sorgst dafür, dass Projekte erfolgreich umgesetzt werden.
• Hands-on Erfahrung ab Tag 1: Du übernimmst von Anfang an Verantwortung und arbeitest aktiv an realen Kundenprojekten mit – statt nur zuzuschauen, wirst Du Teil der Umsetzung.
• Drive & Ambition: Wer Initiative zeigt und Verantwortung übernimmt, erhält bei uns Raum für Weiterentwicklung, mehr Eigenverantwortung und wird mit einem Excellence-Bonus belohnt.
• Fokus auf Entwicklung: Regelmäßiges Feedback, Mentoring und transparente Entwicklungspfade gehören für uns selbstverständlich dazu – wir investieren gezielt in Deine fachliche und persönliche Weiterentwicklung.
• Teamkultur & Zusammenarbeit: Die besten Ideen zählen, nicht die Hierarchie. Wir schätzen ambitionierte Persönlichkeiten, die Verantwortung übernehmen und gemeinsam mit dem Team wachsen möchten.
• Inspirierendes Umfeld: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten, spannende Kundenprojekte, ein ambitioniertes Team mit regelmäßigen Team-Events und Afterworks sowie ein Office mit Blick über ganz Hamburg.

Dein Alltag bei uns

Du arbeitest täglich Hand in Hand mit unserer Business Direktorin und unterstützt sie bei der Steuerung unserer wichtigsten Kundenprojekte. Du bereitest Kundentermine, Präsentationen, Angebote und strategische Unterlagen vor, behältst den Überblick über E-Mails, offene Aufgaben und Prioritäten und sorgst dafür, dass wichtige Themen konsequent vorangetrieben werden. Als zentrale Schnittstelle zwischen Business Direktorin, Kunden und Team stellst Du sicher, dass Informationen transparent fließen, Deadlines eingehalten werden und Projekte erfolgreich umgesetzt werden. Gleichzeitig bist Du Teil strategischer Diskussionen und erhältst direkte Einblicke in die Kundenführung, Projektsteuerung und das operative Tagesgeschäft unserer größten Accounts.

Kein Tag ist wie der andere. Mal bereitest Du ein Kundenmeeting vor, mal koordinierst Du die Umsetzung einer Kampagne, mal sorgst Du dafür, dass ein wichtiges Projekt termingerecht abgeschlossen wird.

(Du bist Dir nicht sicher, ob Du alle Anforderungen erfüllst? Keine Sorge – wir lassen uns gerne davon überzeugen, dass Du trotzdem perfekt zu uns passt.)

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Expert Career Tips for Executive Assistant & Senior Project Manager (m/w/d) Roles

To succeed in a competitive market as a Executive Assistant & Senior Project Manager (m/w/d), you need more than just technical skills. Here are some expert strategies to elevate your profile:

• Build a Strong Portfolio: For technical roles, a clean GitHub or a personal project site is essential. For non-technical roles, a case study portfolio demonstrating problem-solving and impact is equally valuable. Show, don't just tell, what you have achieved in your previous positions.
• Master the Narrative: When interviewing, use the STAR method (Situation, Task, Action, Result) to structure your answers. Quantify your results wherever possible—mentioning "increased efficiency by 20%" is much more impactful than saying "improved efficiency."
• Continuous Learning: The industry moves fast. Whether it's staying updated with the latest AI tools or mastering a new management methodology, continuous professional development is key. Consider obtaining industry-recognized certifications that align with Executive Assistant & Senior Project Manager (m/w/d) requirements.
• Networking: Connect with other professionals in similar roles. Join online communities, attend webinars, and engage in meaningful discussions on professional social networks. Often, the best opportunities come through referrals and community engagement.
• Soft Skills Matter: Communication, empathy, and leadership are often the deciding factors between two equally qualified technical candidates. Cultivate these skills as they are universally valued across all industries and seniority levels.

Additionally, research the specific company's culture and values. Tailoring your application to show how you align with their mission can significantly increase your chances of moving forward in the process.

Salary & Compensation

Salary not disclosed; typically competitive for the role.

Work Arrangement

Type: On-Site

Standard business hours at the office.

Comprehensive Application Strategy & Hiring Process

Applying for a new role is a marathon, not a sprint. Follow this strategic approach to maximize your success rate:

1. Initial Research & Tailoring

Don't send the same resume to every employer. Spend at least 30 minutes researching the company. Look for recent news, their product roadmap, and their team structure. Modify your summary and core competencies to reflect the specific keywords found in the job description.

2. The Perfect Cover Letter

If the application allows for a cover letter, use it to tell a story that your resume cannot. Explain why you are passionate about this specific company and how your unique background makes you the perfect fit for the challenges they are currently facing.

3. Navigating the Multi-Stage Interview

Most modern hiring processes involve 3-5 stages. This typically includes a recruiter screen, a technical or skill-based assessment, a peer interview, and a final leadership round. Prepare for each stage differently: focus on enthusiasm and fit for the recruiter, technical depth for the assessment, and strategic vision for the leadership round.

4. Post-Interview Follow-Up

Always send a personalized thank-you note within 24 hours of each interview. Reference a specific topic discussed during the call to demonstrate your active listening and genuine interest in the role.

By following these steps, you demonstrate a high level of professionalism and attention to detail that sets you apart from the average applicant.

Typical Interview Process

1. Resume screening
2. HR call
3. Skill interview
4. Final manager interview
5. Offer

Tip: Research the company's products and culture.

Global Market Intelligence & Relocation Insights

At JobSetuu, we specialize in helping talent navigate the global job market. Here is what you need to know about the current landscape in Hamburg and beyond:

The demand for skilled professionals is increasingly borderless. For roles based in Hamburg, understanding the local cost of living, visa requirements (if applicable), and cultural nuances is vital. If this is a remote role, consider the time zone alignment and the asynchronous communication culture of the hiring organization.

Relocation Support: Many forward-thinking companies offer relocation packages that include moving stipends, temporary housing, and legal assistance with work permits. When evaluating an offer, look beyond the base salary—consider the total compensation package, including equity, bonuses, and healthcare benefits.

Work-Life Balance Trends: Hybrid and remote work have become standard in many regions. Research the local labor laws and common practices regarding work hours and vacation time to ensure the role aligns with your lifestyle goals.

Leveraging JobSetuu's tools can help you compare salaries across different cities and understand the "purchasing power" of your potential offer, ensuring you make an informed decision for your long-term career path.

Skills & Competency Roadmap for Professional Development

To remain competitive in Professional Development, we recommend focusing on the following core competencies over the next 12-18 months:

• Technical Mastery: Deepen your expertise in the core tools and languages relevant to your field. For developers, this might be cloud architecture; for marketers, it might be data-driven attribution modeling.
• AI Augmentation: Learn how to leverage generative AI and automation tools to increase your productivity. Understanding how to integrate these technologies into your workflow is becoming a non-negotiable skill.
• Leadership & Strategy: Even in individual contributor roles, the ability to think strategically and lead projects from inception to completion is highly valued. Focus on stakeholder management and high-level project planning.
• Data Literacy: The ability to interpret data and use it to drive decisions is essential across all business functions. Familiarize yourself with data visualization and basic analytical concepts.

By investing in these areas, you not only prepare yourself for the role you are applying for today but also build a resilient foundation for the opportunities of tomorrow.

Apply via JobSetuu

Discover your next career milestone on JobSetuu. This Executive Assistant & Senior Project Manager (m/w/d) position is part of our commitment to bringing you the most relevant and high-impact job openings globally. At JobSetuu, we simplify your job search by aggregating premier listings and providing the tools you need to stand out. Don't miss the chance to elevate your professional journey—explore more opportunities and career insights on our platform today.