People & Office Manager (m/w/d) | JobSetuu

Description

Job Overview

• Source: Arbeitnow
• Location: Cologne
• Job Type: Full-Time

Job Description

Weltweit arbeiten 80% aller Beschäftigten nicht am Schreibtisch – aber fast die gesamte Software ist für Schreibtisch-Nutzer:innen gebaut 🤯 Mit Ordio 💙 ändern wir das: eine „all in one"-Plattform, die genau diese Menschen in den Fokus stellt und ihren Arbeitsalltag organisiert – von der Schichtplanung über die Zeiterfassung bis hin zu Payroll. 2026 haben wir eine Series-A-Finanzierung über 12 Mio. € erhalten und wachsen Markt für Markt über Deutschland hinaus 🚀

Damit unser Team dabei den Rücken frei hat, suchen wir dich als Team Assistant & People Operations (m/w/d) in Teilzeit (ca. 20 Std./Woche). Du bist die gute Seele im Hintergrund: Du hältst unsere People- und HR-Prozesse am Laufen, sorgst dafür, dass neue Mitarbeitende einen reibungslosen Start haben, kümmerst dich um unser Office im WeWork in Köln und bist die erste Ansprechperson für organisatorische Themen aus dem Team. Eine vielseitige Rolle für jemanden, der gerne organisiert, mitdenkt und Dinge einfach erledigt – mit viel Eigenverantwortung von Tag Eins an.

Aufgaben

• 📄 HR & Verträge. Du erstellst und verwaltest Arbeitsverträge und unterstützt bei administrativen HR-Themen.
• 🤝 On- & Offboarding. Du organisierst einen reibungslosen Start für neue Teammitglieder in Köln oder Remote und einen sauberen Abschied, wenn jemand geht.
• 💻 Tech-Organisation. Du kümmerst dich um die Ausstattung des Teams: MacBooks und Equipment bestellen, vorbereiten und versenden.
• 🎉 Team-Events. Du planst und organisierst unsere regelmäßigen Team-Events, die das Team zusammenbringen.
• 🧾 People Operations. Du bist die erste Ansprechperson für organisatorische Anliegen aus dem Team – zum Beispiel Fragen zu Tools oder Reisekostenabrechnungen.
• 🗂️ Assistenz & Administration. Du übernimmst vielfältige administrative und organisatorische Assistenztätigkeiten und behältst dabei den Überblick.
• 📮 Office Management. Du sorgst für die Organisation unseres WeWork-Office in Köln – von der allgemeinen Büroorganisation über die Postbearbeitung bis zum Paketversand

Qualifikation

• ✅ Erste Erfahrung in einer ähnlichen Rolle – ob People Operations, HR, Office Management oder Team-Assistenz.
• 🧭 Organisationstalent: Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick.
• 💪 Hands-on-Mentalität: Du packst eigenständig an, denkst mit und wartest nicht auf detaillierte Anweisungen.
• 😊 Kommunikationsstärke und eine freundliche, serviceorientierte Art – du bist gern Ansprechperson fürs Team.
• 🤐 Diskretion und Sorgfalt im Umgang mit vertraulichen Informationen (Verträge, Personaldaten).
• 🇩🇪 🇬🇧 Sehr gute Deutsch- und gute Englisch-Kenntnisse.
• 🤖 Du hast ein Auge dafür, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, und arbeitest mit Begeisterung mit KI-Tools, um Prozesse effizienter zu machen
• 📍 Du bist in oder rund um Köln und kannst regelmäßig vor Ort im Office sein.

Benefits

• 🚀 Von Anfang an dabei sein und Ordio 💙 als eines der am schnellsten wachsenden Startups in unserem Feld mitskalieren
• 💡 Mitwirken an innovativen Lösungen und Produkten
• 😌 Eine offene und erfolgreiche Unternehmenskultur mitgestalten
• 🤩 Junges & motiviertes Team
• 🏝️ Maximale Flexibilität – Home-Office-Antei und flexible Arbeitszeiten
• 🌃 Modernes Büro im Herzen von Köln
• 📱 Modernste technische Ausstattung
• 🥳 Coole Teamevents
• 🐶 Hund am Arbeitsplatz erwünscht
• 🏋️ Urban Sports Club Mitgliedschaft
• 🚲 Jobrad

Wir bei Ordio 💙 suchen Menschen, die mehr sein wollen als nur ein weiterer Mitarbeiter: ehrgeizige, vorausschauende Denker, bereit, unser junges Start-up zu formen und wachsen zu lassen 🚀

Ordio 💙 ist eine webbasierte HR-Software, die es ermöglicht Mitarbeiter, die nicht an einem Schreibtisch arbeiten, zentral zu managen - von der Anmeldung bis zur Schichtplanung, Zeiterfassung und Dokumentenmanagement oder Abwesenheitsmanagement 🧑‍💻

Wir glauben, dass wir die Probleme der Welt gemeinsam besser lösen können, wenn wir die Menschen mit den besten Tools ausstatten, um ihre eigenen Probleme zu lösen. Wir sind immer auf der Suche nach talentierten Menschen, die daran interessiert sind, die Zukunft gemeinsam zu gestalten - gestalte sie mit uns 💙

Klingt das nach einer spannenden Herausforderung für Dich?

Dann schreib uns einfach.

Wir freuen uns auf Dich! 😌

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Expert Career Tips for People & Office Manager (m/w/d) Roles

To succeed in a competitive market as a People & Office Manager (m/w/d), you need more than just technical skills. Here are some expert strategies to elevate your profile:

• Build a Strong Portfolio: For technical roles, a clean GitHub or a personal project site is essential. For non-technical roles, a case study portfolio demonstrating problem-solving and impact is equally valuable. Show, don't just tell, what you have achieved in your previous positions.
• Master the Narrative: When interviewing, use the STAR method (Situation, Task, Action, Result) to structure your answers. Quantify your results wherever possible—mentioning "increased efficiency by 20%" is much more impactful than saying "improved efficiency."
• Continuous Learning: The industry moves fast. Whether it's staying updated with the latest AI tools or mastering a new management methodology, continuous professional development is key. Consider obtaining industry-recognized certifications that align with People & Office Manager (m/w/d) requirements.
• Networking: Connect with other professionals in similar roles. Join online communities, attend webinars, and engage in meaningful discussions on professional social networks. Often, the best opportunities come through referrals and community engagement.
• Soft Skills Matter: Communication, empathy, and leadership are often the deciding factors between two equally qualified technical candidates. Cultivate these skills as they are universally valued across all industries and seniority levels.

Additionally, research the specific company's culture and values. Tailoring your application to show how you align with their mission can significantly increase your chances of moving forward in the process.

Salary & Compensation

Salary not disclosed; typically competitive for the role.

Work Arrangement

Type: On-Site

Standard business hours at the office.

Comprehensive Application Strategy & Hiring Process

Applying for a new role is a marathon, not a sprint. Follow this strategic approach to maximize your success rate:

1. Initial Research & Tailoring

Don't send the same resume to every employer. Spend at least 30 minutes researching the company. Look for recent news, their product roadmap, and their team structure. Modify your summary and core competencies to reflect the specific keywords found in the job description.

2. The Perfect Cover Letter

If the application allows for a cover letter, use it to tell a story that your resume cannot. Explain why you are passionate about this specific company and how your unique background makes you the perfect fit for the challenges they are currently facing.

3. Navigating the Multi-Stage Interview

Most modern hiring processes involve 3-5 stages. This typically includes a recruiter screen, a technical or skill-based assessment, a peer interview, and a final leadership round. Prepare for each stage differently: focus on enthusiasm and fit for the recruiter, technical depth for the assessment, and strategic vision for the leadership round.

4. Post-Interview Follow-Up

Always send a personalized thank-you note within 24 hours of each interview. Reference a specific topic discussed during the call to demonstrate your active listening and genuine interest in the role.

By following these steps, you demonstrate a high level of professionalism and attention to detail that sets you apart from the average applicant.

Typical Interview Process

1. Resume screening
2. HR call
3. Skill interview
4. Final manager interview
5. Offer

Tip: Research the company's products and culture.

Global Market Intelligence & Relocation Insights

At JobSetuu, we specialize in helping talent navigate the global job market. Here is what you need to know about the current landscape in Cologne and beyond:

The demand for skilled professionals is increasingly borderless. For roles based in Cologne, understanding the local cost of living, visa requirements (if applicable), and cultural nuances is vital. If this is a remote role, consider the time zone alignment and the asynchronous communication culture of the hiring organization.

Relocation Support: Many forward-thinking companies offer relocation packages that include moving stipends, temporary housing, and legal assistance with work permits. When evaluating an offer, look beyond the base salary—consider the total compensation package, including equity, bonuses, and healthcare benefits.

Work-Life Balance Trends: Hybrid and remote work have become standard in many regions. Research the local labor laws and common practices regarding work hours and vacation time to ensure the role aligns with your lifestyle goals.

Leveraging JobSetuu's tools can help you compare salaries across different cities and understand the "purchasing power" of your potential offer, ensuring you make an informed decision for your long-term career path.

Skills & Competency Roadmap for Professional Development

To remain competitive in Professional Development, we recommend focusing on the following core competencies over the next 12-18 months:

• Technical Mastery: Deepen your expertise in the core tools and languages relevant to your field. For developers, this might be cloud architecture; for marketers, it might be data-driven attribution modeling.
• AI Augmentation: Learn how to leverage generative AI and automation tools to increase your productivity. Understanding how to integrate these technologies into your workflow is becoming a non-negotiable skill.
• Leadership & Strategy: Even in individual contributor roles, the ability to think strategically and lead projects from inception to completion is highly valued. Focus on stakeholder management and high-level project planning.
• Data Literacy: The ability to interpret data and use it to drive decisions is essential across all business functions. Familiarize yourself with data visualization and basic analytical concepts.

By investing in these areas, you not only prepare yourself for the role you are applying for today but also build a resilient foundation for the opportunities of tomorrow.

Apply via JobSetuu

Discover your next career milestone on JobSetuu. This People & Office Manager (m/w/d) position is part of our commitment to bringing you the most relevant and high-impact job openings globally. At JobSetuu, we simplify your job search by aggregating premier listings and providing the tools you need to stand out. Don't miss the chance to elevate your professional journey—explore more opportunities and career insights on our platform today.