Mitarbeiter*in Praxis IT & Digitalisierung (m/w/d) MVZ VIAVIE Psychotherapie GmbH | JobSetuu

Description

Job Overview

• Source: Arbeitnow
• Location: Berlin
• Job Type: Full-Time

Job Description

Über uns

Die MVZ VIAVIE Psychotherapie GmbH ist ein modernes psychotherapeutisches Versorgungszentrum mit mehreren digitalen Arbeitsprozessen und einer wachsenden IT Struktur. Zur weiteren Professionalisierung unserer Praxis IT suchen wir eine zuverlässige, technisch versierte und selbstständig arbeitende Person, die uns regelmäßig bei digitalen, administrativen und technischen Themen unterstützt.

Aufgaben

Deine Aufgaben
Du unterstützt unser Team gemeinsam mit einem Werkstudenten bei der Betreuung und Weiterentwicklung unserer Praxis IT und digitalen Infrastruktur. Dazu gehören insbesondere:

Praxissoftware und digitale Praxisprozesse
• Betreuung und Unterstützung im Umgang mit Tomedo
• Einrichtung und Pflege von OTK Terminen
• Erstellung, Änderung und Verwaltung von digitalen Formularen, Formularen und Vorlagen
• Hinterlegen und Anpassen von Unterschriften
• Unterstützung bei Fragen, Fehlern und kleineren Problemen im Praxisalltag
• Allgemeine Fehlerbehebung bei digitalen Abläufen, Zugängen, Einstellungen und technischen Störungen

Digitale Anbieter, Online Plattformen und Kommunikationssysteme
• Betreuung von Online Anbietern und digitalen Diensten, z. B.:
◦ Webprax
◦ Ecosero
◦ Consularia
◦ Slack

• Unterstützung bei der Einrichtung, Pflege und Verwaltung von Accounts
• Betreuung und Unterstützung rund um Slack als internes Kommunikations und Zusammenarbeitstool
• Erstellung kurzer Anleitungen für Mitarbeitende
• Unterstützung bei Problemen mit Zugängen, Abläufen oder technischen Einstellungen
• Unterstützung bei Themen rund um die Telefonanlage, z. B. Nutzerverwaltung, Weiterleitungen, Erreichbarkeit, Einstellungen und Störungsmeldungen

Microsoft, Apple und allgemeine IT Struktur
• Unterstützung beim Microsoft Management, insbesondere bei Themen rund um Benutzerverwaltung, OneDrive und digitale Zusammenarbeit
• Betreuung und Strukturierung von OneDrive und digitalen Ablagen
• Unterstützung bei IONOS, E Mail Verwaltung, Domains und grundlegenden Webseitenthemen
• Betreuung von iOS Geräten und Apple Systemen
• Unterstützung bei kleineren IT Problemen im Praxisalltag, z. B. Geräte, Zugänge, Drucker, Scanner, TI Anbindung oder Verbindungsprobleme
• Zusammenarbeit und Abstimmung mit unserem externen IT Dienstleister
• Vorbereitung, Bündelung und Nachverfolgung von IT Anfragen und Störungsmeldungen
• Mitwirkung bei der Weiterentwicklung einer klaren, sicheren und nachvollziehbaren IT Struktur

Notion, digitale Ordner und Dokumente
• Rolle als Notion Beauftragte_r
• Pflege, Weiterentwicklung und Strukturierung unseres Notion Systems
• Rolle als Beauftragte_r für digitale Ordnerstrukturen
• Aufbau und Pflege übersichtlicher digitaler Ablagen
• Erstellung und Gestaltung digitaler Dokumente, Vorlagen, Anleitungen und interner Arbeitsmaterialien
• Unterstützung bei der Standardisierung digitaler Prozesse

Qualifikation

Du passt gut zu uns, wenn du:
• sicher im Umgang mit digitalen Tools, Cloud Systemen und IT Anwendungen bist
• Erfahrung mit Microsoft 365, OneDrive und idealerweise Apple/iOS Systemen hast
• dich schnell in neue Programme und digitale Abläufe einarbeiten kannst
• strukturiert, lösungsorientiert und selbstständig arbeitest
• technische Themen verständlich erklären kannst
• Freude daran hast, Prozesse zu verbessern und Ordnung in digitale Strukturen zu bringen
• zuverlässig bist und auch bei kurzfristigen IT Problemen unterstützend zur Verfügung stehen kannst
• gerne mit internen Ansprechpartner*innen und externen Dienstleistern zusammenarbeitest
• idealerweise in der Nähe wohnst oder flexibel vor Ort unterstützen kannst

Vorkenntnisse in Tomedo, Notion, IONOS, Slack, Telefonanlagen oder vergleichbaren Systemen sind wünschenswert, aber nicht zwingend erforderlich, sofern eine hohe Lernbereitschaft und technisches Grundverständnis vorhanden sind.

Benefits

Rahmenbedingungen
Für die Stelle stellen wir uns zunächst eine Unterstützung an etwa zwei Tagen pro Woche vor. Der genaue Stundenumfang kann gemeinsam abgestimmt werden.

Ein Teil der Aufgaben kann voraussichtlich remote erledigt werden. Für bestimmte Themen, insbesondere bei Hardware, Apple/iOS Geräten, Telefonanlage, TI Anbindung oder akuten IT Problemen, wäre eine regelmäßige bzw. kurzfristige Unterstützung vor Ort sinnvoll.

Die konkrete Ausgestaltung der Stelle, der Stundenumfang und die Form der Zusammenarbeit können flexibel besprochen werden.

Was dich bei uns erwartet
• Eine vielseitige Rolle mit Gestaltungsspielraum in einem wachsenden psychotherapeutischen MVZ
• Ein abwechslungsreicher Aufgabenbereich an der Schnittstelle von IT, Digitalisierung und Praxisorganisation
• Die Möglichkeit, bestehende digitale Strukturen aktiv mitzugestalten, zu ordnen und nachhaltig weiterzuentwickeln
• Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Praxismanagement, Behandlerteam und externem IT Dienstleister
• Ein Umfeld, in dem Verlässlichkeit, klare Kommunikation und gute digitale Prozesse einen echten Unterschied machen
• Eine gelebte Teamkultur, wertschätzender Austausch und gemeinsame Teamevents
• Flexible Abstimmung der Arbeitszeiten und je nach Aufgabe die Möglichkeit zu anteiligem Remote Arbeiten
• Individuelle Fort und Weiterbildungsmöglichkeiten, passend zur Rolle und zum vereinbarten Umfang
• Deutschlandticket oder Kilometerpauschale nach Absprache
• Kaffee, Tee und Obstbar

So könnte die Rolle zusammengefasst werden
Du sorgst gemeinsam mit einem Werkstudenten dafür, dass unsere digitale Praxisstruktur zuverlässig funktioniert, verständlich dokumentiert ist und sich sinnvoll weiterentwickelt. Die Rolle ist dabei nicht rein als klassische IT Support Stelle gedacht, sondern verbindet technisches Verständnis, Organisationsgeschick und Freude an klaren digitalen Abläufen.

Wir suchen eine Person, die sowohl bei akuten technischen Fragen unterstützt als auch eigenständig erkennt, wo digitale Prozesse verbessert, vereinfacht oder dokumentiert werden können.

Bewerbung
Wir freuen uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf und kurzem Anschreiben. Bitte teile uns auch deinen möglichen Startzeitpunkt und deine Vorstellungen zum Stundenumfang mit.

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Expert Career Tips for Mitarbeiter*in Praxis IT & Digitalisierung (m/w/d) MVZ VIAVIE Psychotherapie GmbH Roles

To succeed in a competitive market as a Mitarbeiter*in Praxis IT & Digitalisierung (m/w/d) MVZ VIAVIE Psychotherapie GmbH, you need more than just technical skills. Here are some expert strategies to elevate your profile:

• Build a Strong Portfolio: For technical roles, a clean GitHub or a personal project site is essential. For non-technical roles, a case study portfolio demonstrating problem-solving and impact is equally valuable. Show, don't just tell, what you have achieved in your previous positions.
• Master the Narrative: When interviewing, use the STAR method (Situation, Task, Action, Result) to structure your answers. Quantify your results wherever possible—mentioning "increased efficiency by 20%" is much more impactful than saying "improved efficiency."
• Continuous Learning: The industry moves fast. Whether it's staying updated with the latest AI tools or mastering a new management methodology, continuous professional development is key. Consider obtaining industry-recognized certifications that align with Mitarbeiter*in Praxis IT & Digitalisierung (m/w/d) MVZ VIAVIE Psychotherapie GmbH requirements.
• Networking: Connect with other professionals in similar roles. Join online communities, attend webinars, and engage in meaningful discussions on professional social networks. Often, the best opportunities come through referrals and community engagement.
• Soft Skills Matter: Communication, empathy, and leadership are often the deciding factors between two equally qualified technical candidates. Cultivate these skills as they are universally valued across all industries and seniority levels.

Additionally, research the specific company's culture and values. Tailoring your application to show how you align with their mission can significantly increase your chances of moving forward in the process.

Salary & Compensation

Salary not disclosed; typically competitive for the role.

Work Arrangement

Type: On-Site

Standard business hours at the office.

Comprehensive Application Strategy & Hiring Process

Applying for a new role is a marathon, not a sprint. Follow this strategic approach to maximize your success rate:

1. Initial Research & Tailoring

Don't send the same resume to every employer. Spend at least 30 minutes researching the company. Look for recent news, their product roadmap, and their team structure. Modify your summary and core competencies to reflect the specific keywords found in the job description.

2. The Perfect Cover Letter

If the application allows for a cover letter, use it to tell a story that your resume cannot. Explain why you are passionate about this specific company and how your unique background makes you the perfect fit for the challenges they are currently facing.

3. Navigating the Multi-Stage Interview

Most modern hiring processes involve 3-5 stages. This typically includes a recruiter screen, a technical or skill-based assessment, a peer interview, and a final leadership round. Prepare for each stage differently: focus on enthusiasm and fit for the recruiter, technical depth for the assessment, and strategic vision for the leadership round.

4. Post-Interview Follow-Up

Always send a personalized thank-you note within 24 hours of each interview. Reference a specific topic discussed during the call to demonstrate your active listening and genuine interest in the role.

By following these steps, you demonstrate a high level of professionalism and attention to detail that sets you apart from the average applicant.

Typical Interview Process

1. Resume screening
2. HR call
3. Skill interview
4. Final manager interview
5. Offer

Tip: Research the company's products and culture.

Global Market Intelligence & Relocation Insights

At JobSetuu, we specialize in helping talent navigate the global job market. Here is what you need to know about the current landscape in Berlin and beyond:

The demand for skilled professionals is increasingly borderless. For roles based in Berlin, understanding the local cost of living, visa requirements (if applicable), and cultural nuances is vital. If this is a remote role, consider the time zone alignment and the asynchronous communication culture of the hiring organization.

Relocation Support: Many forward-thinking companies offer relocation packages that include moving stipends, temporary housing, and legal assistance with work permits. When evaluating an offer, look beyond the base salary—consider the total compensation package, including equity, bonuses, and healthcare benefits.

Work-Life Balance Trends: Hybrid and remote work have become standard in many regions. Research the local labor laws and common practices regarding work hours and vacation time to ensure the role aligns with your lifestyle goals.

Leveraging JobSetuu's tools can help you compare salaries across different cities and understand the "purchasing power" of your potential offer, ensuring you make an informed decision for your long-term career path.

Skills & Competency Roadmap for Professional Development

To remain competitive in Professional Development, we recommend focusing on the following core competencies over the next 12-18 months:

• Technical Mastery: Deepen your expertise in the core tools and languages relevant to your field. For developers, this might be cloud architecture; for marketers, it might be data-driven attribution modeling.
• AI Augmentation: Learn how to leverage generative AI and automation tools to increase your productivity. Understanding how to integrate these technologies into your workflow is becoming a non-negotiable skill.
• Leadership & Strategy: Even in individual contributor roles, the ability to think strategically and lead projects from inception to completion is highly valued. Focus on stakeholder management and high-level project planning.
• Data Literacy: The ability to interpret data and use it to drive decisions is essential across all business functions. Familiarize yourself with data visualization and basic analytical concepts.

By investing in these areas, you not only prepare yourself for the role you are applying for today but also build a resilient foundation for the opportunities of tomorrow.

Apply via JobSetuu

Discover your next career milestone on JobSetuu. This Mitarbeiter*in Praxis IT & Digitalisierung (m/w/d) MVZ VIAVIE Psychotherapie GmbH position is part of our commitment to bringing you the most relevant and high-impact job openings globally. At JobSetuu, we simplify your job search by aggregating premier listings and providing the tools you need to stand out. Don't miss the chance to elevate your professional journey—explore more opportunities and career insights on our platform today.